Contexto
Ebis es una plataforma de gestión empresarial todo en uno, pensada como el portal definitivo para el ecosistema de un negocio. Reúne en un solo lugar la información, las herramientas y al equipo, cubriendo áreas como contabilidad, inventario, nóminas, clientes y leads, órdenes de servicio, reservas y citas, fichas de pacientes y manufactura, entre otras. Su propuesta de valor es resolver la fragmentación que sufren muchas empresas, automatizando y optimizando sus procesos y ofreciendo una visión holística de toda la operación.
La plataforma se compone de un backoffice donde administradores y managers gestionan toda la información unificada, y una aplicación móvil que permite a trabajadores y managers capturar datos directamente en terreno. Es una solución multilenguaje y multidivisa, construida sobre una infraestructura moderna, estable y segura, en la que la información de cada empresa es privada y no se comparte con terceros.
Este proyecto se desarrolló en el marco de mi práctica para optar al grado de máster en Usabilidad y Experiencia de Usuario. El encargo se centró en un área de negocio específica, el uso de Ebis en líneas de producción, donde la aplicación se utilizaba a modo de tótem. Los trabajadores operaban tablets ubicadas en distintos puntos del proceso productivo, gestionando de forma autónoma la línea a su cargo, mientras que los jefes de línea hacían seguimiento del avance de la producción y del movimiento del inventario. Un caso representativo de este contexto eran las fábricas de mobiliario, donde se producen muebles, sillas y mesas a lo largo de una línea.
El desafío
Cuando recibí el encargo, Ebis tenía un prototipo inicial de esta aplicación que se apoyaba en una versión antigua de Material Design y presentaba problemas de usabilidad notorios. La plataforma necesitaba evolucionar, aunque bajo restricciones claras. El producto aún no se lanzaba al mercado y el trabajo se realizaba de forma remota para una empresa en Estados Unidos, lo que hacía inviable realizar pruebas de usabilidad con usuarios reales en esta etapa.
A esto se sumaba una restricción de acceso. No conté con acceso directo a la aplicación funcional, sino a un entorno de desarrollo donde podía visualizar el sistema pantalla por pantalla, complementado con un showcase en video del proceso que solicité al equipo de desarrollo para entender los flujos reales.
Por un lado, debí identificar de forma rigurosa los problemas de usabilidad de la plataforma para comunicarlos al equipo de desarrollo. Por otro, proponer una dirección de diseño actualizada y escalable que no solo resolviera esos problemas puntuales, sino que sentara las bases del estilo visual y de interacción para el futuro de los productos digitales de Ebis, considerando su visión de ser una plataforma multidispositivo.
Rol y responsabilidades
Como Product designer a cargo de esta área, fui responsable de todo el proceso de diagnóstico, definición de la solución y construcción del sistema de diseño. Mis responsabilidades clave fueron:
- Auditoría de usabilidad: Conduje un análisis heurístico completo de la plataforma existente, evaluando pantalla por pantalla cada principio de usabilidad para detectar hallazgos y oportunidades de mejora.
- Mapeo de flujos: Reconstruí los flujos de la aplicación a través de un wireflow, ligando cada pantalla con la siguiente para comprender el proceso completo a partir del entorno de desarrollo y el material de apoyo disponible.
- Definición de la solución: Diseñé los nuevos patrones de interacción y wireframes que daban respuesta a los problemas detectados, optimizando los flujos críticos de la operación.
- Sistema de diseño: Construí desde cero un UI Kit basado en Material Design 3, adaptado a la identidad de marca de Ebis, pensado para escalar más allá de este módulo.
- Prototipado y validación: Generé prototipos navegables en Figma para tablet y móvil, sometidos a dos rondas de iteración con validación directa de la jefatura y el equipo de desarrollo de Ebis.
El proceso de diseño
Mi enfoque se centró en diagnosticar con rigor antes de proponer, y en construir una solución reutilizable más que pantallas aisladas.
- Análisis heurístico de Nielsen: Recorrí la aplicación pantalla por pantalla, desde el inicio de sesión y la selección de cuenta hasta la lista de formularios, el formulario de producción y las vistas de inventario y productos, evaluando cada una con las diez heurísticas de Jakob Nielsen. Cada heurística derivó en hallazgos concretos y recomendaciones accionables.
- Informe de hallazgos priorizados: Consolidé el análisis en un documento entregado a la empresa, donde cada hallazgo se acompañaba de su recomendación y se clasificaba por nivel de impacto, alto, medio y bajo, para que el equipo supiera por dónde empezar. Este informe se convirtió en la hoja de ruta del rediseño.
- Wireframes y patrones de diseño: Ante la imposibilidad de testear con usuarios, fundamenté las decisiones en buenas prácticas de experiencia de usuario y diseño de interfaz. Desarrollé wireframes para presentar al equipo de desarrollo los patrones de diseño que resolvían cada problemática y permitían que la plataforma escalara en el tiempo.
- UI Kit basado en Material Design 3: Tomé como base el UI Kit de Material Design 3 y generé una versión estilizada para Ebis, definiendo su paleta primaria, secundaria y terciaria, además de todos los elementos de interfaz necesarios: botones, inputs, avatares, barras de navegación, cards, carruseles, tablas, date pickers, menús, radio buttons, search bars, tabs, tooltips, iconografía, tipografías de marca y mucho más.
- Prototipado multidispositivo: Considerando la visión multidispositivo de Ebis, prototipé una versión para tablet y otra para móvil. La naturaleza adaptable de los componentes de Material Design facilitó este trabajo, y adapté el contenido a los distintos paradigmas de cada dispositivo según el espacio disponible en pantalla.
El análisis dejó un mapa de hallazgos priorizados que ordenó todo el rediseño. Entre los de mayor impacto estaban la falta de feedback y visibilidad del estado del sistema, con ausencia de indicadores de carga en momentos clave y una pantalla de inicio prácticamente vacía, la baja eficiencia en las tablas de inventario y productos, que no contaban con búsqueda ni filtrado para manejar grandes volúmenes de datos, y una prevención de errores insuficiente en los formularios de producción, sin validación en tiempo real que evitara registros incorrectos. Estos tres frentes definieron las prioridades del trabajo de diseño.
Sobre la solución
El rediseño actualizó tanto la capa visual como los flujos críticos de la aplicación, manteniendo el foco en un entorno de trabajo exigente. No todas las pantallas cambiaron de flujo, pero toda la plataforma adoptó la nueva dirección de interfaz. Las mejoras se articularon en torno a varios procesos clave:
- Inicio de sesión y multiusuario: Diseñé un login mejorado que permite a los trabajadores recuperar su contraseña, algo que antes no era posible. Como una misma tablet o dispositivo es compartido por varios trabajadores, se incorporó el acceso mediante PIN o contraseña, el recuerdo de las cuentas que ya iniciaron sesión en el dispositivo para un acceso más rápido, y la posibilidad de agregar cuentas o cerrar sesión con facilidad.
- Navegación escalable: Actualicé el sistema de navegación para mejorar su escalabilidad y dar acceso rápido a las áreas fundamentales del trabajo. Las tareas principales de cada trabajador quedaron disponibles sin necesidad de entrar al menú.
- Home como resumen operativo: El análisis había detectado que la pantalla de inicio estaba prácticamente vacía y desaprovechada. La rediseñé como un resumen de lo más importante que el trabajador debe hacer, con acceso directo a sus tareas, convirtiéndola en un punto de partida útil en lugar de una pantalla sin contenido.
- Gestión de órdenes en entorno exigente: Diseñé los componentes de gestión de órdenes considerando que las tablets pueden usarse con guantes o en entornos de trabajo complejos. Los elementos de interfaz se dimensionaron para un cliqueo cómodo y se incorporó la posibilidad de editar rápidamente, validar la información antes de enviarla a management y reingresar datos de forma ágil, resolviendo fricciones importantes de la versión anterior.
- Visibilidad de inventario: Se añadieron procesos que la aplicación no tenía, como el acceso al inventario con tablas de datos con fechas y la visibilidad de los movimientos internos de inbound y outbound, mejorando la trazabilidad de los procesos de la empresa.
Más allá de este módulo, el UI Kit se concibió como una base reutilizable para futuros desarrollos de Ebis, incluyendo su área web, de modo que toda nueva construcción parta de un sistema coherente y mejor alineado con la marca.
Resultados e impacto
Por la naturaleza del encargo, centrado en el diagnóstico, el rediseño de interfaz y la construcción de las bases del sistema de diseño, no fue posible medir el impacto final en los usuarios finales de Ebis, es decir, los trabajadores y managers. Prefiero ser transparente al respecto, ya que esta fue una fase de fundación de diseño previa al lanzamiento y sin acceso a métricas de uso real.
Impacto en el equipo de desarrollo:
- El equipo de desarrollo quedó con un sistema de componentes completo para construir nuevas pantallas y flujos. El proceso se volvió, en la práctica, un trabajo de ensamblar piezas reutilizables en lugar de diseñar cada elemento desde cero.
- Los flujos definidos para este módulo quedaron como referencia para construir futuras áreas de la plataforma, dando consistencia a su evolución.
Impacto en el producto:
- Ebis pasó de un sistema de diseño antiguo a una base visual moderna y alineada con su marca, lista para escalar a múltiples dispositivos y, eventualmente, a su área web.
- El informe heurístico dejó documentadas las oportunidades de mejora de usabilidad, entregando a la empresa una hoja de ruta clara para seguir refinando la experiencia hacia el futuro.
Reflexiones
Este proyecto me enseñó el valor de diagnosticar con rigor cuando no se cuenta con todas las condiciones ideales. Sin acceso directo a la aplicación y sin la posibilidad de testear con usuarios, el análisis heurístico se convirtió en una herramienta poderosa para fundamentar decisiones de diseño de forma objetiva y comunicarlas de manera convincente a un equipo técnico.
También reafirmó mi convicción sobre el impacto de construir sistemas y no solo pantallas. El mayor valor que entregué no fue un conjunto de interfaces terminadas, sino una base reutilizable que cambia la forma en que el equipo construye producto. Sentar bien esos cimientos multiplica el trabajo de diseño mucho más allá del proyecto puntual.
